効果的なセールスを行うために、ホテルは年間に行われる各種のイベントを業種、企業別に分類しそれぞれの実施時期を挿入する。
この表をもとにどの時期にどの業界、企業のどの部署を訪問するかを計画する。
当然、訪問時には標的とするイベントの取り込みを前提に、持参するイベント企画の提案、セールス体制、他ホテルとの競合に備えた対策などの諸施策を固めることも必須事項である。
1日の訪問件数の積み重ねが年間の訪問件数となるが、セールス担当者ひとりの1日の訪問件数は、8件が標準とされているので、月間20日間の稼働をすれば年間では2,000件程度を訪問したことになる。
まず、セールス・チームの訪問件数をトータルで把握し、同時に訪問した企業数を把握する。
もしも「毎年顧客の20%が自然減少する」という、セールス担当者間でいわれている暗黙の経験則にしたがえば、同一のセールス担当者が常に既存の顧客の間のみを廻り、新規開拓活動や紹介セールス活動を怠れば、確実に今年度は20%の顧客を失うことになる。
絶えず新陳代謝を繰り返す獲得顧客を安定的に保有するためにも、組織的セールスを行う上で必須条件となる年間訪問計画を立てることは、セールス担当者のマンネリ化を防ぎ、新規開拓を促す剌激剤にもなって非常に効果的な手法てある。